Archiviazione
Documentale
Sostitutiva

Con CPSolutionDOC I documenti cartacei vengono trasformati in immagini digitali, files normalmente di tipo PDF o TIFF. I documenti da cartacei a digitali vengono trasformati utilizzando un qualsiasi scanner, ovviamente uno scanner con caricatore (ADDF), oppure una macchina Digitale Multifunzione, che permettono di scansionare grandi volumi di documenti in pochissimo tempo.

I documenti già presenti in formato digitale in quanto generati da un altro software che li ha prodotti, ovvero ricevuti come allegati email, possono essere comunque archiviati in modo organizzato secondo le esigenze aziendali, per una rapida rintracciabilità e riproduzione quando occorre. I documenti una volta in forma digitale vengono catalogati ed archiviati nel database di CPSolutionDOC, in qualsiasi momento possono essere rintracciati e riprodotti: in forma cartacea, in un formato diverso da quello originale (ad esempio, da PDF e TIFF e viceversa), inviati via fax attraverso un fax server installato nella rete di PC, come allegato di posta elettronica, ecc.
L’archiviazione viene organizzata secondo le diverse esigenze aziendali o dei reparti all’interno dell’azienda o dello studio, infatti attraverso delle CHIAVI DI RICERCA, vengono memorizzati per ciascun documento gli elementi ritenuti più idonei per la ricerca in un qualsiasi momento successivo (categoria, data, mittente, destinatario, scadenza, pratica ecc.), addirittura è possibile memorizzare come chiave di ricerca l’intero testo contenuto nel documento, in modo da poterlo rintracciare attraverso una qualsiasi parola (anche parziale) contenuta nel documento.

Tramite l’apposito Connettore da noi realizzato, CPSolutionDOC è perfettamente integrato al Software ERP Business Cube.