Caratteristiche
Business File ® è un pacchetto software nato per gestire sia l’archiviazione di documenti cartacei che di files in forma digitale, sia per gestire il flusso dei documenti in ambito aziendale e professionale (workflow).
I documenti cartacei vengono trasformati in immagini digitali, files normalmente di tipo PDF o TIFF. I documenti da cartacei a digitali vengono trasformati utilizzando un qualsiasi scanner, ovviamente uno scanner con caricatore (ADDF), oppure una macchina Digitale Multifunzione, che permettono di scansionare grandi volumi di documenti in pochissimo tempo.
I documenti già presenti in formato digitale in quanto generati da un altro software che li ha prodotti, ovvero ricevuti come allegati email, possono essere comunque archiviati in modo organizzato secondo le esigenze aziendali, per una rapida rintracciabilità e riproduzione quando occorre. I documenti una volta in forma digitale vengono catalogati ed archiviati nel database di DOCNET, in qualsiasi momento possono essere rintracciati e riprodotti: in forma cartacea, in un formato diverso da quello originale (ad esempio, da PDF e TIFF e viceversa), inviati via fax attraverso un fax server installato nella rete di PC, come allegato di posta elettronica, ecc.
L’archiviazione viene organizzata secondo le diverse esigenze aziendali o dei reparti all’interno dell’azienda o dello studio, infatti attraverso delle CHIAVI DI RICERCA, vengono memorizzati per ciascun documento gli elementi ritenuti più idonei per la ricerca in un qualsiasi momento successivo (categoria, data, mittente, destinatario, scadenza, pratica ecc.), addirittura è possibile memorizzare come chiave di ricerca l’intero testo contenuto nel documento, in modo da poterlo rintracciare attraverso una qualsiasi parola (anche parziale) contenuta nel documento.
A che e’ rivolto:
Aziende di qualsiasi tipo e dimensione
Studi Commercialisti, Centri di Elaborazione Dati, CAF
Studi Notarili
Studi Legali
Enti Pubblici
Banche
Compagnie di assicurazione
ecc..
